Artikel Rekenkamercommissie privacyverklaring

Rekenkamercommissie

gemeente Landsmeer
5 APRIL 2019

1 Algemeen
Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken. De Rekenkamercommissie van de gemeente Landsmeer (nader te noemen: de Rkc verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de Rkc graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

2 Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
2.1 Onderzoeken
De Rkc onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het bestuur van de gemeente gevoerde beleid. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of uitkeringsgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk persoonsgegevens kunnen uitvoeren.
Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens, die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Deze instanties zijn op grond van de gemeentewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Wij verwerken deze gegevens zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in de onderzoekrapportages. Wij zullen uw persoonsgegevens niet openbaar maken of met anderen delen. Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview, een groepsgesprek of een panel. Incidenteel kan het zich voordoen, dat wij u om bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) vragen, bijvoorbeeld als wij een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het zich voordoen, dat wij u toestemming vragen om (een deel van) uw gemeentelijk dossier waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. Deze (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken. Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam of andere gegevens die tot uw persoon te herleiden zijn op in onze rapportages.

2.2 Overige activiteiten
Contact met politici
Indien dit relevant is voor ons onderzoek (bijvoorbeeld om de politieke spreiding van weergegeven opvattingen te tonen) kunnen wij van politici die verbonden zijn aan de gemeente Landsmeer naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven vastleggen, namelijk de politieke partij waarvan zij lid zijn.

Evenementen en bijeenkomsten
De Rkc kan evenementen en bijeenkomsten organiseren. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens. Het kan zich voordoen, dat wij vastgelegde gegevens willen hergebruiken voor het onderhouden van contacten en voor uitnodigingen voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de Rkc.

Sollicitaties
Voor het werven van externe leden van de Rkc wordt een sollicitatieprocedure gehanteerd. Bij deze procedure wordt in principe een sollicitatiecommissie benoemd, die bestaat uit een personeelsmedewerker van de gemeente, twee leden van de Rkc en de griffier. De personeelsmedewerker en de griffier werken binnen het privacybeleid van de gemeente. De leden van de Rkc die in de commissie plaatsnemen ontvangen de sollicitatiebrieven en curricula vitae van de sollicitanten. documenten bevatten uiteraard vertrouwelijke (persoons)gegevens. De gegevens zullen strikt vertrouwelijk behandeld worden, niet buiten de Rkc verspreid worden en na afloop van de sollicitatieprocedure direct vernietigd worden.

3 Beveiliging
De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn conform, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in het informatiebeleid van de gemeente Landsmeer.

4 Bewaartermijn
De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.
4.1 Bewaartermijn onderzoeken
Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist. Op grond van de archiefwet is de rekenkamer verplicht sommige persoonsgegevens te archiveren. Welke dat zijn, is vastgelegd in de selectielijst die de Rkc op grond van de archiefwet heeft vastgesteld. Zijn persoonsgegevens eenmaal permanent gearchiveerd, dan betekent het niet dat persoonsgegeven automatisch openbaar worden. De archivaris bepaalt welke persoonsgegevens wanneer mogen worden geraadpleegd.

4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten
De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of commissie. Binnen 12 maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens. Na een evenementen of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.

5 Delen met anderen
De Rkc verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om ervoor te zorgen dat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens wordt aangehouden als binnen de gemeente gebruikelijk is. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

6 Uw rechten
Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar:
Gemeente Landsmeer
ter attentie van griffie,
Raadhuisstraat 1
1121 XC Landsmeer
E-mail: griffie@landsmeer.nl

Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van een identiteitsbewijs van u bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. De Rkc zal zo snel mogelijk – uiterlijk binnen vier weken – op uw verzoek reageren.

7 Cookies
Via internet beschikbare Informatie over de Rkc maakt deel uit van de website van de gemeente Landsmeer, cookieverklaring .

8 Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op via griffie@lanmdsmeer.nl
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.